Inschrijfvoorwaarden en privacybepalingen

Algemeen

AFWEZIGHEID Bij verhindering van de les wordt de leerling verzocht zich tijdig af te melden via info@ajts.nl. Voor de lessen in het weekend (locatie Centrum) na vrijdag 15.00 uur graag via de host 06-1619.0906 (uitsluitend bereikbaar in de weekenden waarop de lessen plaatsvinden van vrijdag 15.00 uur t/m zondag 18.00 uur). Lessen kunnen niet op een ander moment worden ingehaald.

De amsterdamse jeugdteJAterschool zorgt in principe voor vervanging bij afwezigheid van de docent. In situaties van overmacht of noodgeval kan de AJTS een les laten vervallen.

ADRESWIJZIGING In geval van verhuizing dient men dit mede te delen via: info@ajts.nl

AANSPRAKELIJKHEID De amsterdamse jeugdteJAterschool is niet aansprakelijk voor schade aan of het verdwijnen van eigendommen en goederen van leerlingen.

OVERSTAPPEN naar een andere klas mag tot de herfstvakantie, indien er ruimte is in de wensklas. Na de vakantie kan dit slechts onder strenge voorwaarden die worden bepaald in overleg met de docent(en) en staf.

STOREND GEDAG Als leerlingen een remmende werking op de ontwikkeling van de groep hebben worden zij van de AJTS gestuurd. Restitutie van het lesgeld is in dit geval niet mogelijk.

Inschrijven 

Voor deelname aan het volgende leerjaar moet jaarlijks opnieuw worden ingeschreven. Na inschrijving sturen wij per e-mail een bevestiging van ontvangst van de aanmelding; dit is echter geen garantie voor plaatsing.

STARTERS kunnen zich inschrijven tot 1 oktober
DOORSTROMERS doen dit vóór 1 mei

Dit in verband met de groepsindeling voor de oud-leerlingen; op basis van het aantal terugkerende leerlingen wordt het aantal groepen met nieuwe leerlingen vastgesteld. Inschrijven kan vanaf half maart online.

Om teleurstelling te voorkomen is het aan te raden om tijdig in te schrijven. Hoe eerder des te groter de kans op plaatsing. Van een aanmelding voor de proefles maken wij ook meteen een aanmelding voor de cursus (indien er plaats is). Annuleren kan nog zonder verdere kosten 14 dagen vóór de start van de lessen of ná de proefles binnen 48 uur.

Betaling lesgeld

Bij het akkoordverklaring gaat u de verplichting aan tot betaling van het volledige lesgeld. Indien de leerling minderjarig is, zijn ouder(s)/verzorger(s) tot betaling van de gehele cursus verplicht (tenzij is geannuleerd binnen de door ons gestelde termijn). Bij niet tijdige betaling ontvangen ouders een betalingsherinnering. De administratieve kosten van deze herinnering bedragen € 10.

Korting en proefles Bij betaling vóór 1 september gelden de bedragen zoals vermeld. Na deze datum wordt het verhoogd (met € 15 voor de korte en € 25 voor de lange cursus). Ook voor leerlingen die de proefles  volgen geldt deze regeling. Hun lesgeld dient dan vóór 19 september te zijn betaald.

NB We houden bij de indeling van de proeflesklassen zoveel mogelijk rekening met de indeling van de groepen, zodat de leerlingen elkaar al kunnen leren kennen. De kans is echter groot dat de leerling na de proefles een andere docent krijgt.

Annulering en restitutie Er kan tot uiterlijk 14 dagen voor de datum van de 1e les geannuleerd worden. Voor leerlingen die aan een proefles deelnemen, geldt dat de annulering direct na de les moet worden doorgegeven (binnen 48 uur). De machtiging wordt dan ingetrokken of het eventueel betaald lesgeld terugbetaald. Daarna is teruggave van het lesgeld niet meer mogelijk. Annuleren kan allen per mail of brief. Alleen als de annulering van een leerling binnen de gestelde termijn door de amsterdamse jeugdteJAterschool is ontvangen en door ons bevestigd, wordt het betaalde lesgeld gerestitueerd. Met uitzondering van de proeflessers. Zij kunnen annuleren na de proefles. Bij latere annulering behoudt u de verplichting het volledige lesgeld te betalen.

Stadspaskorting op het lesgeld wordt verleend als wij een kopie van de voor- en achterkant van   de geldige stadspas van de LEERLING ontvangen, samen met het 6064 nummer dat achterop bij de streepjescode staat. Korting op grond van een gezamenlijk inkomen van onder € 36.000 wordt alleen toegekend indien wij in het bezit zijn van een kopie van uw aangifte voor de belastingdienst 2017.

Andere mogelijkheden voor ondersteuning Leerlingen die niet of moeilijk in staat zijn lesgeld te betalen, kunnen op verschillende manieren ondersteuning voor de betaling ontvangen. Zie hiervoor onze kortingenpagina>>

Foto’s, promotiemateriaal en privacy

Bij AJTS presentaties en openbare lessen wordt soms gefotografeerd. Deze foto’s worden voor de promotie van de AJTS openbaar gemaakt op de website of gebruikt voor onze flyer/affiche. Plaatsing op Facebook proberen wij zoveel mogelijk te vermijden. Wij plaatsen alleen als ouders hiermee akkoord gaan. Dat kunnen zij doen via de pagina ‘foto en privacy’>>

Kleding

De bewegings-, zang- en spellessen worden in passende kleding gevolgd, d.w.z. joggingkleding , legging, balletpak, T-shirt of hemdje, sokken, blote voeten of ritmiekschoentjes. De studioruimten mogen niet met straatschoenen worden betreden.

Schoolreglement

De leerlingen moeten zich houden aan de schoolregels. Deze worden bij de eerste les meegegeven. zie schoolregels

Vakanties

De vakanties sluiten aan bij het reguliere onderwijs in de regio Amsterdam. Ga naar het overzicht

Presentaties*

Alle vervolgklasleerlingen van 12 jaar en ouder presenteren aan het eind van het jaar in een theater: Theater van ’t Woord aan de Oosterdokskade 143 in de OBA. De leerlingen van een werkplaats treden aan het einde van het jaar twee keer op. Het rooster van de eindpresentaties wordt ruim van te voren per mail bekend gemaakt. Ouders krijgen uiterlijk 3 weken van te voren een uitnodiging om de presentatie van hun zoon/dochter bij te wonen. De kaartjes voor deze presentaties kosten € 8,50; dit is niet inbegrepen in het lesgeld.

* BELANGRIJK: vanwege afspraken met het theater, moeten wij het eindpresentatierooster al een 1,5 jaar van te voren opstellen. De data die wij hiervoor kiezen, bepalen wij aan de hand van de adviesdata voor schoolvakanties die zijn opgesteld door de Nederlandse overheid. Sommige VO scholen plannen op eigen initiatief buiten deze data hun vakantiedagen in en dat doen zij op een veel later tijdstip. Mogelijk blijkt dan dat een presentatie in een schoolvakantie valt. Helaas hebben wij dan niet de mogelijkheid om het zorgvuldig opgestelde presentatierooster bij te stellen.

PRIVACYBEPALINGEN AJTS

A. Welke persoonlijke gegevens verzamelt de AJTS en waarom?

  • NAW gegevens (Naam Adres Woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer ouders en leerlingen): om leerlingen en ouders te kunnen informeren en bereiken voor communicatie
  • Leeftijdsgegevens: (geboortedatum en basisschoolklas) om leerlingen juist te kunnen plaatsen, samen met leeftijdsgenoten
  • Schoolgegevens (naam school en groep): om voor de theaterlessen te kunnen werven in de schoolomgeving van de leerlingen. Wij doen deze werving overigens zoveel mogelijk via de ouders en hun bereidheid om b.v. affiches en flyers mee te nemen
  • Bankgegevens (nummer en tenaamstelling): om lesgeld te kunnen incasseren
  • Korting: Stadspasnummer van de leerling: op basis hiervan wordt korting verleend
  • Portretfoto die ouders uploaden via het online inschrijfformulier (dit is niet verplicht maar wel wenselijk voor een fotopagina in het presentieboekje, zodat de theaterdocent snel de leerling leert kennen)
  • Digitale bewijzen van betaling van lesgeld of inkomensgegevensv.m. korting op het lesgeld of de verlening van beurzen, kopie van persoonlijke documenten als legitimatiebewijs/ziektekosten- en reisverzekering (voor deelname aan zomertheaterkamp)
  • Foto’s van leerlingen (en ouders), genomen bij presentaties en openbare lessen
  • Toelichting: deze gegevens verzamelen wij gedurende het lesseizoen ook om statistieken te kunnen onderbouwen die van belang zijn voor subsidieaanvragen en rapportage aan onze accountant.

B-1. Hoe worden deze gegevens verkregen?

  • Ouders vullen deze in via het online inschrijfformulier op de website ajts.nl.
  • Ouders sturen gegevens per post of digitaal (via de mail) op verzoek van de AJTS
  • Foto’s: door ouders aangeleverd of door huisfotograaf Rob Becker

B-2. Waar worden deze gegevens voor gebruikt?

  • Leerlingen kunnen indelen in homogene leeftijdsgroepen
  • Communicatie over lessen en betaling
  • Statistiek (geanonimiseerd) voor inschattingen/onderbouwing aanvragen subsidie e.d.
  • Bepaling kortingen op lesgeld
  • Werving en marketing m.b.t. cursussen binnen organisatie

C. Wie hebben toegang tot de gegevens?

  • medewerkers secretariaat en systeembeheerder(s)
  • De persoonlijke gegevens van leerlingen en ouders die de AJTS ontvangt komen niet op een lokale computer terecht maar in de digitale omgeving ‘MKB in de Wolken’, de speciale server die wordt beheerd en beveiligd door het ICT bedrijf VBVB die ook backups voor ons verzorgt. VBVB is heeft de AJTS een ‘verwerkersovereenkomst’, waarin expliciet wordt afgesproken hoe de gegevens worden bewaard, beheerd, beveiligd en indien gedeeld, met wie.
  • Deze gegevens komen via de WordPress website en de plugin Gravity Forms in de backend van de website en ook op de server bij Sabine.nl/Hensel Hosting waar ze worden bewaard. Ook met deze Hosting en de websitebeheerder Jip’s Company heeft de AJTS een verwerkersovereenkomst.
  • Vanaf de backend van de website importeert de AJTS de gegevens in de leerlingadministratie (Windows Accessbestand in de digitale omgeving van de AJTS).
  • In het mailprogramma Windows Outlook (inbox en thematische mailmappen) komt ook een deel van de gegevens bij de AJTS binnen en wordt daar bewaard (ook dit vindt plaats in de digitale omgeving van VBVB)

D. Waar worden de gegevens bewaard? 

  • In de backend van de website: tot het moment dat de gegevens worden geladen in onze administratie. Daarna worden ze binnen een kalendermaand verwijderd van achter de website
  • In de (beveiligde) administratie van de AJTS: maximaal 7 jaar. Op papier, indien er sprake is van een papieren backup: ook 7 jaar, in ons archief. Daarna vernietigd.
  • Dagelijkse backup van onze administratie bij MKB in de Wolken (systeembeheerder VBVB), van website bij host (Sabine.nl/Hensel Hosting) en websitebeheerder (Jip’s Company)

E. Met wie worden gegevens gedeeld?

  • De theaterdocent van de leerling is in het bezit van een naam- en telefoonlijst. Deze lijst kan worden geraadpleegd om contact te leggen met ouders in noodgevallen
  • De hosts van de AJTS zijn ook in het bezit van zo’n lijst (klascode/naam/telefoonnummer ouder/leerling) om de docent te kunnen bijstaan
  • Op het secretariaat zijn alle gegevens die in de administratie staan, in te zien door de directeur, de office manager, de coördinator en projectcoördinator.
  • Soms worden contactlijsten verspreid binnen de groep van leerlingen van één klas om de onderlinge communicatie te kunnen bevorderen.
  • Persoonlijke gegevens worden uitdrukkelijk niet gedeeld met anderen dan genoemd, tenzij in overleg en met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.

F. Toestemming bij plaatsing foto’s/filmpjes

  • Bij de inschrijving vragen wij ouders omtrent plaatsing van foto/video(’s) waar hun kind op te zien is, hun expliciete toestemming voor elke publicatie afzonderlijk.

G. Veiligheid

  • De beveiliging van onze website is te herkennen aan de https:// voorafgaand aan het internetadres
  • Wij hebben de beveiliging van onze netwerkomgeving uit handen gegeven aan specialisten, die weten wat ze doen (zie punt C)
  • Wachtwoordgebruik: Om hacken van onze website en de leerlingenadministratie te voorkomen en de gegevens die daarin zijn verwerkt te beveiligen, veranderen de bewerkers ervan maandelijks het wachtwoord voor toegang tot de gegevens. Alle medewerkers loggen in op zowel hun lokale computer als op de digitale werkomgeving en ook nog apart om de website te bewerken. Wij worden door de systemen er regelmatig toe gedwongen de wachtwoorden te wijzigen.
  • Om datalekken zoveel mogelijk uit te sluiten, is het beleid van bewaren van gegevens in de backend van de website gewijzigd. Bewaarden wij eerder gedurende het gehele lesseizoen de gegevens die bij inschrijving worden geleverd, nu worden deze verwijderd zodra ze in de administratie zijn geïmporteerd, via een plugin die hiervoor zorgt.

Lees meer over uw rechten omtrent privacy>>

Bezoek de website van de autoriteit persoonsgegevens>>

De AJTS behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te verbeteren c.q. wijzigen.

Opgesteld door Ursula Bouman op 29 april 2018