Privacybepalingen

A. Welke persoonlijke gegevens verzamelt de AJTS en waarom?

NAW gegevens (Naam Adres Woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer ouders en leerlingen): om leerlingen en ouders te kunnen informeren en bereiken voor communicatie

Leeftijdsgegevens: (geboortedatum en basisschoolklas) om leerlingen juist te kunnen plaatsen, samen met leeftijdsgenoten

Schoolgegevens (naam school en groep): om voor de theaterlessen te kunnen werven in de schoolomgeving van de leerlingen. Wij doen deze werving overigens zoveel mogelijk via de ouders en hun bereidheid om b.v. affiches en flyers mee te nemen

Bankgegevens (nummer en tenaamstelling): om lesgeld te kunnen incasseren

Korting: Stadspasnummer van de leerling: op basis hiervan wordt korting verleend

Portretfoto die ouders uploaden via het online inschrijfformulier (dit is niet verplicht maar wel wenselijk voor een fotopagina in het presentieboekje, zodat de theaterdocent snel de leerling leert kennen)

Digitale bewijzen van betaling van lesgeld of inkomensgegevensv.m. korting op het lesgeld of de verlening van beurzen, kopie van persoonlijke documenten als legitimatiebewijs/ziektekosten- en reisverzekering (voor deelname aan zomertheaterkamp)

Foto’s van leerlingen (en ouders), genomen bij presentaties en openbare lessen

Toelichting: deze gegevens verzamelen wij gedurende het lesseizoen ook om statistieken te kunnen onderbouwen die van belang zijn voor subsidieaanvragen en rapportage aan onze accountant.

B-1. Hoe worden deze gegevens verkregen?

Ouders vullen deze in via het online inschrijfformulier op de website ajts.nl.

Ouders sturen gegevens per post of digitaal (via de mail) op verzoek van de AJTS

Foto’s: door ouders aangeleverd of door huisfotograaf Rob Becker

B-2. Waar worden deze gegevens voor gebruikt?

Leerlingen kunnen indelen in homogene leeftijdsgroepen

Communicatie over lessen en betaling

Statistiek (geanonimiseerd) voor inschattingen/onderbouwing aanvragen subsidie e.d.

Bepaling kortingen op lesgeld

Werving en marketing m.b.t. cursussen binnen organisatie

C. Wie hebben toegang tot de gegevens?

medewerkers secretariaat en systeembeheerder(s)

De persoonlijke gegevens van leerlingen en ouders die de AJTS ontvangt komen niet op een lokale computer terecht maar in de digitale omgeving ‘MKB in de Wolken’, de speciale server die wordt beheerd en beveiligd door het ICT bedrijf VBVB die ook backups voor ons verzorgt. VBVB is heeft de AJTS een ‘verwerkersovereenkomst’, waarin expliciet wordt afgesproken hoe de gegevens worden bewaard, beheerd, beveiligd en indien gedeeld, met wie.

Deze gegevens komen via de WordPress website en de plugin Gravity Forms in de backend van de website en ook op de server bij Sabine.nl/Hensel Hosting waar ze worden bewaard. Ook met deze Hosting en de websitebeheerder Jip’s Company heeft de AJTS een verwerkersovereenkomst.

Vanaf de backend van de website importeert de AJTS de gegevens in de leerlingadministratie (Windows Accessbestand in de digitale omgeving van de AJTS).

In het mailprogramma Windows Outlook (inbox en thematische mailmappen) komt ook een deel van de gegevens bij de AJTS binnen en wordt daar bewaard (ook dit vindt plaats in de digitale omgeving van VBVB)

D. Waar worden de gegevens bewaard? 

In de backend van de website: tot het moment dat de gegevens worden geladen in onze administratie. Daarna worden ze binnen een kalendermaand verwijderd van achter de website

In de (beveiligde) administratie van de AJTS: maximaal 7 jaar. Op papier, indien er sprake is van een papieren backup: ook 7 jaar, in ons archief. Daarna vernietigd.

Dagelijkse backup van onze administratie bij MKB in de Wolken (systeembeheerder VBVB), van website bij host (Sabine.nl/Hensel Hosting) en websitebeheerder (Jip’s Company)

E. Met wie worden gegevens gedeeld?

De theaterdocent van de leerling is in het bezit van een naam- en telefoonlijst. Deze lijst kan worden geraadpleegd om contact te leggen met ouders in noodgevallen

De hosts van de AJTS zijn ook in het bezit van zo’n lijst (klascode/naam/telefoonnummer ouder/leerling) om de docent te kunnen bijstaan

Op het secretariaat zijn alle gegevens die in de administratie staan, in te zien door de directeur, de office manager, de coördinator en projectcoördinator.

Soms worden contactlijsten verspreid binnen de groep van leerlingen van één klas om de onderlinge communicatie te kunnen bevorderen.

Persoonlijke gegevens worden uitdrukkelijk niet gedeeld met anderen dan genoemd, tenzij in overleg en met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.

F. Toestemming bij plaatsing foto’s/filmpjes

Bij de inschrijving vragen wij ouders omtrent plaatsing van foto/video(’s) waar hun kind op te zien is, hun expliciete toestemming voor elke publicatie afzonderlijk.

G. Veiligheid

De beveiliging van onze website is te herkennen aan de https:// voorafgaand aan het internetadres

Wij hebben de beveiliging van onze netwerkomgeving uit handen gegeven aan specialisten, die weten wat ze doen (zie punt C)

Wachtwoordgebruik: Om hacken van onze website en de leerlingenadministratie te voorkomen en de gegevens die daarin zijn verwerkt te beveiligen, veranderen de bewerkers ervan maandelijks het wachtwoord voor toegang tot de gegevens. Alle medewerkers loggen in op zowel hun lokale computer als op de digitale werkomgeving en ook nog apart om de website te bewerken. Wij worden door de systemen er regelmatig toe gedwongen de wachtwoorden te wijzigen.

Om datalekken zoveel mogelijk uit te sluiten, is het beleid van bewaren van gegevens in de backend van de website gewijzigd. Bewaarden wij eerder gedurende het gehele lesseizoen de gegevens die bij inschrijving worden geleverd, nu worden deze verwijderd zodra ze in de administratie zijn geïmporteerd, via een plugin die hiervoor zorgt.

Lees meer over uw rechten omtrent privacy

Bezoek de website van de autoriteit persoonsgegevens

De Amsterdamse Jeugdtheaterschool behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te verbeteren c.q. wijzigen.

Opgesteld door Ursula Bouman op 29 april 2019